Действующее Положение, утвержденное Правительством РФ (Постановление № 359), обязывает организации (ИП) проводить инвентаризации БСО. Жестких рамок по ведению такой работы Положение не содержит, и сводится лишь к срокам проведения. Поэтому, руководитель организует процесс проведения инвентаризации по своему усмотрению.
На первом этапе реализации работы по проведению периодических инвентаризаций БСО, руководитель своим распоряжением назначает постоянно действующую комиссию и возлагает на нее ряд обязанностей. Состав комиссии, в рамках осуществления своих полномочий, должен понимать не только цели проведения инвентаризации, но и ответственность, которую они несут при нарушении возложенных обязанностей.
Периодическая инвентаризация бланков строгой отчетности в организациях (у ИП) обеспечивает проверку состояния бланков на конкретную дату, выявление бланков с истекающими и истекшими сроками хранения, испорченных и утраченных бланков. При проведении инвентаризации комиссия ведет детальную сверку БСО с книгой учета (как отдельного бланка, так и всего количественного состава).
Руководитель должен определиться с периодичностью проведения инвентаризаций, и закрепить ее в своем распоряжении или составленном и утвержденном графике. Предоставляется возможность проведения плановых и внеплановых проверок; полных или выборочных. Так же и действующее законодательство РФ предусматривает обязывающие нормы к проведению инвентаризации (например: смена ответственного лица за БСО, обнаружение факта хищения или порчи БСО, др.).
Второй этап сводится к работе самой комиссии. Перед началом ее работы, ответственное за учет БСО лицо передает под расписку бланки. Обязательно и присутствие ответственного лица при проведении всего процесса инвентаризации БСО.
Результат работы комиссии — инвентаризационная опись (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, форма № ИНВ-16), где в случае обнаружения недостающих или лишних бланков, указываются причины, и комиссия дает свое заключение.
Составленный акт подписывают материально-ответственное лицо, все члены комиссии. Акт утверждается руководителем. В большинстве случаев инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах: один — передается ответственному за БСО лицу, второй — хранится в учетной документации организации. Три экземпляра описи требуется в случае принятия решения о передаче БСО другому лицу, где 3-й экземпляр описи передается вновь назначенному ответственному за БСО лицу.
Инвентаризационная процедура проводится и при решении вопроса об уничтожении бланков по истечении сроков хранения, а так же в отношении поврежденных и испорченных бланков. По результатам такой инвентаризации составляется акт списания БСО.
